Sekce 1Jaké údaje shromažďujeme
Údaje o účtu
Při registraci shromažďujeme jméno, e-mailovou adresu, název firmy a fakturační informace (platební karta nebo bankovní převod zpracovaný platební bránou třetí strany – my číslo karty neukládáme).
Telekomunikační metadata
Pro každý hovor uskutečněný prostřednictvím KraftunAI zaznamenáváme: telefonní číslo volajícího, datum a čas hovoru, délku trvání hovoru a výsledek hovoru (např. rezervace, zanechaná zpráva).
Hlasové záznamy a přepisy
Hovory jsou zaznamenávány, aby bylo možné generovat přepisy a souhrny. Přepis (textový záznam hovoru) je vždy vytvořen a uložen za účelem poskytování Služby. Podrobnosti viz sekce 3.
Technické a provozní logy
Shromažďujeme IP adresy, typ prohlížeče a operačního systému, chybové logy a metriky výkonu sloužící k zajištění spolehlivosti Služby.
Sekce 2Účely zpracování
- Poskytování Služby – zpracování hlasu, generování odpovědí AI, přepisy hovorů, záznamy do kalendáře.
- Fakturace a podpora – vystavování faktur, řešení reklamací a technická podpora.
- Bezpečnost a prevence podvodů – detekce zneužití, ochrana infrastruktury a dodržování zákonných povinností.
Sekce 3Nahrávání a přepisy hovorů
Nahrávání hovorů
Hovory jsou nahrávány automaticky. Klient je povinen zajistit, aby byli volající o nahrávání informováni v souladu s platnými právními předpisy (viz sekce 5).
Úložiště a doba uchovávání
Hlasové záznamy jsou ukládány a zpracovávány prostřednictvím služby ElevenLabs, která slouží k poskytování hlasových AI funkcí asistenta. Výchozí doba uchovávání jsou 30 dní od data hovoru. Klienti mohou dobu uchovávání zkrátit nebo záznamy nechat smazat na základě žádosti zaslané na info@kraftunai.com. Po uplynutí lhůty jsou záznamy trvale odstraněny.
Přepisy
Textové přepisy jsou uchovávány po dobu trvání předplatného a 30 dní po jeho ukončení, pokud Klient nepožádá o dřívější vymazání.
Přístup k nahrávkám
Přístup k nahrávkám a přepisům mají: (a) Klient a jím pověření uživatelé, (b) zaměstnanci KraftunAI za účelem technické podpory, (c) subdodavatelé uvedení v sekci 4 v rozsahu nezbytném pro poskytování Služby.
Sekce 4Třetí strany a subdodavatelé
Pro poskytování Služby využíváme následující subdodavatele, kteří mohou přijít do styku s osobními údaji:
- ElevenLabs: hlasová AI během hovoru – rozpoznání řeči, generování odpovědí a hlasová syntéza – a ukládání hlasových záznamů.
- Google (Google Kalendář): zápis a úprava rezervací v kalendáři Klienta.
- Contabo: pronájem serverů, na kterých provozujeme vlastní instanci nástroje n8n pro automatizaci (zpracování hovorů, souhrny, napojení na kalendář). Data tak neodcházejí ke společnosti n8n.
Sekce 5Souhlas s nahráváním hovorů
Dle platné legislativy (mj. GDPR, zákon č. 127/2005 Sb. o elektronických komunikacích) musí být obě strany hovoru informovány o nahrávání před jeho zahájením.
Odpovědnost Klienta
Klient (firma, která KraftunAI používá) je v pozici správce dat a je výhradně odpovědný za zajištění souhlasu od svých zákazníků (volajících). KraftunAI poskytuje technické prostředky, ale neodpovídá za dodržování zákonných povinností Klienta vůči třetím osobám.
Sekce 6Právní základ zpracování
- Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) – zpracování nezbytné pro poskytování Služby.
- Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) – bezpečnost, prevence podvodů, technické logy.
- Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) – marketingová komunikace, například odběr novinek.
- Zákonná povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) – daňové a účetní záznamy.
Sekce 7Vaše práva
Nařízení GDPR vám jako subjektu údajů dává tato práva:
- na přístup – můžete zjistit, jaké údaje o vás zpracováváme, a získat jejich kopii,
- na opravu – nepřesné nebo neúplné údaje opravíme,
- na výmaz(„právo být zapomenut“) – údaje smažeme, pokud je už nepotřebujeme nebo pro jejich zpracování není důvod,
- na omezení zpracování – můžete požádat, abychom údaje dočasně jen uchovávali a dál s nimi nepracovali, například než vyřešíme jejich opravu,
- na přenositelnost – údaje vám předáme ve strojově čitelném formátu,
- vznést námitku proti zpracování založenému na našem oprávněném zájmu,
- odvolat souhlas kdykoli, pokud je zpracování na souhlasu založeno.
Pokud jste volající a vaše údaje zpracováváme jménem Klienta (viz sekce 9), obraťte se prosím na firmu, které jste volali – s vyřízením žádosti jí pomůžeme.
Žádosti zasílejte na info@kraftunai.com. Na vaši žádost odpovíme do 30 dnů. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (UOOU), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
Sekce 8Bezpečnost dat
- Šifrování přenosu: veškerá komunikace probíhá přes TLS 1.2+.
- Šifrování uložených dat: záznamy a databáze jsou šifrovány pomocí AES-256.
- Řízení přístupu: přístup k produkčním datům mají pouze oprávnění zaměstnanci na základě principu nejmenšího oprávnění (least privilege). Veškeré přístupy jsou logovány.
- Bezpečnostní audit: pravidelné interní revize a penetrační testy.
Oznámení o bezpečnostním incidentu
V případě úniku osobních údajů jsme povinni notifikovat příslušný dozorový orgán do 72 hodin od zjištění incidentu (čl. 33 GDPR). Pokud incident představuje vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, informujeme i dotčené subjekty údajů bez zbytečného odkladu.
Sekce 9B2B specifika – správce a zpracovatel
KraftunAI poskytuje Službu výhradně podnikatelským subjektům (B2B). V tomto vztahu:
- Správce údajů (Data Controller) je Klient – firma, která KraftunAI nasadila pro obsluhu svých zákazníků. Klient určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů svých zákazníků (volajících).
- Zpracovatel údajů (Data Processor) je KraftunAI, který zpracovává data jménem Klienta dle jeho pokynů a v souladu s uzavřenou DPA.
Součástí každé smlouvy s Klientem je Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA) v souladu s čl. 28 GDPR. DPA je dostupná na vyžádání na info@kraftunai.com.
Sekce 10Mezinárodní přenosy dat
Data jsou zpracovávána primárně v rámci Evropského hospodářského prostoru (EHP). V případě předání dat mimo EHP (např. u služeb ElevenLabs nebo Google) zajišťujeme odpovídající záruky ve formě standardních smluvních doložek (SCC) schválených Evropskou komisí.
Sekce 12Změny těchto zásad
Tyto zásady můžeme průběžně aktualizovat. O podstatných změnách vás informujeme e-mailem alespoň 14 dní před jejich účinností. Datum poslední aktualizace je vždy uveden v záhlaví tohoto dokumentu. Pokračováním v používání Služby po účinnosti změn vyjadřujete souhlas s aktualizovanými zásadami.
Sekce 13Kontaktní informace
- Správce osobních údajů
- KraftunAI
- Adresa
- Česká republika
- E-mail pro dotazy k soukromí
- info@kraftunai.com
- Právní záležitosti / DPA
- info@kraftunai.com
Pokud máte jakékoli dotazy ohledně zpracování vašich osobních údajů, neváhejte nás kontaktovat. Odpovíme do 5 pracovních dnů.